จ้างคนขับรถผู้หญิง กับบริษัท Outsource ต้องดูอะไรบ้างนอกจากทักษะการขับขี่

การ จ้างคนขับรถ ผู้หญิงที่สามารถช่วยประสานงานและดูแลตารางนัดหมายทำได้ โดยองค์กรควรกำหนดตั้งแต่ต้นว่าต้องการเพียงพนักงานขับรถ หรือเป็นตำแหน่งผสมที่มีหน้าที่คล้าย Driver Coordinator หรือผู้ช่วยงานธุรการระหว่างการเดินทางด้วย

สำหรับฝ่ายจัดซื้อ ประเด็นสำคัญไม่ใช่เพียงการระบุเพศของผู้สมัคร แต่ต้องกำหนดหน้าที่ ทักษะ เวลาทำงาน การเข้าถึงข้อมูล และความรับผิดชอบให้วัดผลได้ เพื่อให้บริษัทจัดหาพนักงานประเมินคุณสมบัติ จำนวนผู้สมัคร และต้นทุนได้ตรงกับงานจริง

1. ก่อนจ้างคนขับรถ ต้องระบุประเภทและลักษณะงานให้ชัด

ก่อนเริ่ม จ้างคนขับรถ ฝ่ายจัดซื้อต้องระบุว่าพนักงานจะให้บริการใคร ใช้รถประเภทใด เดินทางในพื้นที่ใด และต้องช่วยงานประสานงานมากเพียงใด เพราะข้อมูลเหล่านี้มีผลโดยตรงต่อคุณสมบัติผู้สมัคร รูปแบบการจ้าง และงบประมาณ

หากองค์กรต้องการจ้างคนขับรถผู้หญิงที่ดูแลตารางนัดหมายด้วย ควรแยกหน้าที่ออกเป็นสองส่วน ได้แก่ งานขับรถและงานประสานงาน เพื่อให้ผู้สมัครเข้าใจความรับผิดชอบ และช่วยให้บริษัท Outsource ประเมินบุคลากรได้ตรงกับงานจริง

จ้างคนขับรถผู้บริหาร

คนขับรถผู้บริหารต้องให้ความสำคัญกับความปลอดภัย ความตรงต่อเวลา มารยาท การแต่งกาย และการรักษาความลับ หากต้องช่วยดูแลตารางนัดหมาย ควรระบุเพิ่มเติมว่าจะต้องรับข้อมูลจากใคร ยืนยันนัดหมายกับหน่วยงานใด และสามารถปรับเส้นทางตามตารางที่เปลี่ยนแปลงได้หรือไม่

องค์กรที่กำลังประเมินตำแหน่งนี้สามารถศึกษารายละเอียดของ บริการจัดหาพนักงานขับรถสำหรับองค์กร เพื่อใช้เป็นข้อมูลประกอบการกำหนดขอบเขตงาน

จ้างคนขับรถส่วนกลางและรถรับส่งพนักงาน

งานรถส่วนกลางเน้นการรับคำขอใช้รถจากหลายแผนก การจัดลำดับเที่ยวรถ และการบันทึกข้อมูลการเดินทาง ส่วนรถรับส่งพนักงานต้องให้ความสำคัญกับเส้นทาง จุดรับส่ง จำนวนผู้โดยสาร และความตรงต่อเวลา

หากให้คนขับช่วยจัดตารางด้วย ต้องกำหนดว่าเป็นเพียงการรับและยืนยันงานของตนเอง หรือมีหน้าที่จัดคิวรถและประสานคนขับรายอื่นด้วย เพราะระดับความรับผิดชอบและทักษะที่ใช้แตกต่างกัน

จ้างคนขับรถส่งสินค้าและงานภาคสนาม

ตำแหน่งนี้อาจต้องรับผิดชอบเอกสารส่งมอบ การประสานผู้รับสินค้า การตรวจนับเบื้องต้น หรือการวางแผนเส้นทางหลายจุด จึงควรระบุประเภทสินค้า น้ำหนักบรรทุก ระยะทาง และข้อกำหนดเฉพาะของสถานที่ปฏิบัติงาน

ข้อมูลที่ควรรวบรวมก่อนขอราคาจ้างคนขับรถ ได้แก่ ประเภทรถ พื้นที่ปฏิบัติงาน เวลาทำงานโดยประมาณ วันหยุด จำนวนเที่ยว ผู้โดยสาร หน้าที่เพิ่มเติม และผู้บังคับบัญชาโดยตรง

ขอบเขตงานที่ชัดเจนช่วยให้องค์กรเปรียบเทียบการจ้างคนขับรถเองกับบริการ Outsource ภายใต้เงื่อนไขเดียวกัน และลดค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดจากงานนอกขอบเขต

2. กำหนดคุณสมบัติและใบขับขี่ให้เหมาะกับงาน

ผู้สมัครต้องมีใบอนุญาตขับรถที่ยังไม่หมดอายุและเหมาะกับรถที่ใช้จริง ส่วนคุณสมบัติด้านเพศ อายุ หรือประสบการณ์ควรกำหนดเท่าที่จำเป็นกับลักษณะงาน โดยให้น้ำหนักกับความสามารถ ความปลอดภัย และความน่าเชื่อถือเป็นหลัก

ประเภทใบอนุญาตขับรถที่ต้องใช้

ฝ่ายจัดซื้อควรระบุชนิดรถ จำนวนที่นั่ง น้ำหนัก และลักษณะการใช้งานให้ผู้ให้บริการตรวจสอบ ไม่ควรใช้คำกว้าง ๆ เช่น “มีใบขับขี่รถยนต์” โดยไม่ตรวจว่าเหมาะกับรถและงานหรือไม่

ข้อมูลจาก กรมการขนส่งทางบก แสดงให้เห็นว่าใบอนุญาตขับรถมีหลายชนิดและมีขอบเขตการใช้แตกต่างกัน องค์กรจึงควรตรวจทั้งประเภทและวันหมดอายุก่อนเริ่มงาน

ประสบการณ์และทักษะเฉพาะตำแหน่ง

นอกจากประสบการณ์ขับรถ ควรพิจารณาความชำนาญเส้นทาง การใช้ GPS การวางแผนเวลา การดูแลรถเบื้องต้น การสื่อสาร และการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า

สำหรับตำแหน่งที่ดูแลตารางนัดหมาย ควรเพิ่มทักษะการใช้ปฏิทินดิจิทัล แอปพลิเคชันสื่อสาร หรือโปรแกรมที่องค์กรกำหนด รวมถึงความสามารถในการรับข้อมูล นัดหมาย ยืนยันเวลา และแจ้งความเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นระบบ

หากต้องให้บริการผู้บริหาร ควรกำหนดเรื่องมารยาท การรักษาความลับ และการไม่เผยแพร่ข้อมูลสถานที่ ตารางเดินทาง หรือบุคคลที่ผู้บริหารเข้าพบ

3. ตรวจประวัติและทดสอบก่อนรับเข้าทำงาน

การสัมภาษณ์เพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอสำหรับตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับรถยนต์ ผู้โดยสาร และทรัพย์สิน องค์กรควรกำหนดขั้นตอนตรวจสอบและทดสอบที่สอดคล้องกับความเสี่ยงของงาน

รายการตรวจสอบประวัติ

รายการพื้นฐานที่ควรพิจารณา ได้แก่

• การยืนยันตัวตนและที่อยู่
• ใบอนุญาตขับรถและวันหมดอายุ
• ประวัติการทำงานและบุคคลอ้างอิง
• ประวัติอาชญากรรมตามความจำเป็นของตำแหน่ง
• สุขภาพที่เกี่ยวข้องกับความสามารถในการขับรถ
• การตรวจสารเสพติดเมื่อเหมาะสมกับนโยบายและความเสี่ยงของงาน
• ประวัติอุบัติเหตุหรือพฤติกรรมการขับรถเท่าที่สามารถตรวจสอบได้อย่างถูกต้อง

ข้อมูลประวัติอาชญากรรมและข้อมูลสุขภาพเป็นข้อมูลที่ต้องจัดการอย่างระมัดระวัง โดยพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลกำหนดหลักเกณฑ์เฉพาะสำหรับการเก็บ ใช้ และเปิดเผยข้อมูลดังกล่าว องค์กรจึงควรกำหนดวัตถุประสงค์ ผู้มีสิทธิเข้าถึง และระยะเวลาจัดเก็บอย่างเหมาะสม สามารถศึกษารายละเอียดจาก พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562

การทดสอบขับรถและพฤติกรรมบริการ

การทดสอบควรใช้รถหรือรถประเภทใกล้เคียงกับงานจริง และประเมินหัวข้อสำคัญ เช่น

• การตรวจสภาพรถก่อนใช้งาน
• การควบคุมรถและรักษาระยะห่าง
• การจอดรถและถอยรถ
• การใช้เส้นทางและ GPS
• การตอบสนองต่อสถานการณ์ฉุกเฉิน
• การรับส่งผู้โดยสารอย่างสุภาพ
• การสื่อสารเมื่อรถติดหรือมีความล่าช้า

ตำแหน่งที่ต้องประสานงานควรมีแบบทดสอบสถานการณ์ เช่น นัดหมายเปลี่ยนกะทันหัน สถานที่รับส่งไม่ชัดเจน หรือมีหลายจุดหมายในช่วงเวลาใกล้กัน ฝ่ายจัดซื้อสามารถใช้ ขั้นตอนคัดสรรพนักงานขับรถ เป็นข้อมูลประกอบการจัดทำเกณฑ์ประเมิน

การคัดกรองคนขับรถที่ดีต้องประเมินทั้งความสามารถในการควบคุมรถและพฤติกรรมบริการ เพราะความเสี่ยงไม่ได้เกิดจากทักษะการขับรถเพียงด้านเดียว

4. เปรียบเทียบจ้างคนขับรถเองกับจ้างผ่าน Outsource

องค์กรสามารถ จ้างคนขับรถ เป็นพนักงานโดยตรง หรือใช้บริการบริษัท Outsource ที่ช่วยจัดหาและบริหารบุคลากร โดยแต่ละรูปแบบมีภาระการดำเนินงานและระดับความยืดหยุ่นต่างกัน จึงควรพิจารณาจากความพร้อมของทีม HR ลักษณะงาน และความต่อเนื่องที่องค์กรต้องการ

ตารางเปรียบเทียบการจ้างเองและจ้างผ่าน Outsource

ประเด็นเปรียบเทียบ	จ้างคนขับรถเอง	จ้างคนขับรถผ่าน Outsource
การสรรหาและคัดกรอง	องค์กรประกาศงาน คัดเลือก ตรวจประวัติ และทดสอบผู้สมัครเอง	ผู้ให้บริการช่วยสรรหาและคัดกรองตามขอบเขตที่ตกลง
สถานะการจ้าง	องค์กรเป็นผู้จ้างและบริหารพนักงานโดยตรง	ขึ้นอยู่กับรูปแบบบริการและเงื่อนไขในสัญญา
เอกสารและงาน HR	องค์กรดูแลสัญญาจ้าง ประวัติพนักงาน การลา และเอกสารที่เกี่ยวข้อง	ผู้ให้บริการช่วยดูแลงานบุคลากรตามขอบเขตบริการ
เงินเดือนและสวัสดิการ	องค์กรบริหารค่าจ้าง สวัสดิการ และเงินสมทบที่เกี่ยวข้อง	ผู้ให้บริการบริหารตามโครงสร้างค่าบริการและสัญญา
การควบคุมงานประจำวัน	องค์กรสั่งงานและติดตามผลโดยตรง	องค์กรกำหนดงานประจำวัน โดยมีผู้ประสานงานของผู้ให้บริการช่วยบริหารตามข้อตกลง
การอบรมและประเมินผล	องค์กรออกแบบและดำเนินการเอง	สามารถกำหนดให้ผู้ให้บริการช่วยอบรม ติดตาม และรายงานผลได้
การจัดหาคนทดแทน	องค์กรต้องสรรหาและเตรียมกำลังสำรองเอง	สามารถกำหนดเงื่อนไขและขั้นตอนจัดหาคนทดแทนใน SLA ได้
ความยืดหยุ่นในการเพิ่มหรือลดกำลังคน	ต้องดำเนินการตามกระบวนการจ้างงานภายใน	ปรับตามเงื่อนไข ระยะเวลา และขอบเขตที่กำหนดในสัญญา
โครงสร้างต้นทุน	มีทั้งค่าจ้าง สวัสดิการ งานสรรหา อบรม และเวลาของทีม HR	มีค่าบริการตามขอบเขตงาน ซึ่งควรตรวจว่ารวมรายการใดบ้าง
เหมาะกับองค์กร	องค์กรที่มีทีม HR พร้อมและต้องการบริหารพนักงานโดยตรง	องค์กรที่ต้องการลดภาระ HR เพิ่มความยืดหยุ่น หรือมีแผนคนทดแทน

รายละเอียดของบริการ Outsource แตกต่างกันในแต่ละผู้ให้บริการ ฝ่ายจัดซื้อจึงควรตรวจใบเสนอราคาและสัญญาว่าครอบคลุมเฉพาะการสรรหา หรือรวมการจ้าง การจัดการเอกสาร การดูแลพนักงาน การประเมินผล และการจัดหาคนทดแทนด้วย

ต้นทุนและภาระของการจ้างคนขับรถเอง

การจ้างเองไม่ได้มีเพียงเงินเดือน แต่รวมถึงเวลาสรรหา การสัมภาษณ์ การตรวจประวัติ การอบรม สวัสดิการ ประกันสังคม การจัดตาราง การประเมินผล และการดำเนินการเมื่อพนักงานลาออกหรือไม่ผ่านทดลองงาน

นายจ้างยังต้องดูแลสิทธิแรงงาน ค่าล่วงเวลา วันหยุด และค่าตอบแทนตามลักษณะงาน โดยรายละเอียดเกี่ยวกับสิทธิและหน้าที่ของนายจ้างกับลูกจ้างสามารถตรวจสอบได้จาก กระทรวงแรงงาน

กรณีที่การจ้างคนขับรถผ่าน Outsource เหมาะกับองค์กร

บริการ Outsource อาจเหมาะเมื่อองค์กรต้องการเริ่มงานภายในกรอบเวลาที่กำหนด มีหลายจุดปฏิบัติงาน ต้องการลดภาระ HR หรือกังวลเรื่องความต่อเนื่องเมื่อคนขับลา ลาออก หรือทำงานไม่ผ่านเกณฑ์

SO PEOPLE ให้บริการจัดหาพนักงาน Outsource พร้อมบริการจัดการบุคลากรสำหรับองค์กรที่ไม่ต้องการรับภาระกระบวนการทั้งหมดเอง อย่างไรก็ตาม องค์กรควรกำหนดหน้าที่ คุณสมบัติ ระบบรายงาน ผู้ประสานงาน และเงื่อนไขคนทดแทนให้ชัดก่อนขอข้อเสนอ

หากต้องการประเมินข้อดีและข้อจำกัดของแต่ละรูปแบบ สามารถอ่านเรื่อง จ้างพนักงานขับรถเองกับใช้ Outsource เพิ่มเติม

Use case: SO PEOPLE จัดส่งคนขับรถผู้หญิงให้หน่วยงานของบริษัทชั้นนำ

SO PEOPLE มี Use case ในการจัดส่งคนขับรถผู้หญิงไปปฏิบัติงานให้หน่วยงานต่าง ๆ ของลูกค้าในกลุ่มบริษัทชั้นนำ เพื่อตอบสนองความต้องการด้านบุคลากร ลักษณะการให้บริการ และข้อกำหนดเฉพาะของแต่ละองค์กร โดยครอบคลุมทั้งการจัดหาคนขับรถส่วนกลางและคนขับรถประจำตำแหน่งของผู้บริหาร

คนขับรถส่วนกลางสำหรับหลายหน่วยงาน

สำหรับงานรถส่วนกลาง SO PEOPLE สามารถคัดเลือกคนขับรถผู้หญิงให้เหมาะกับการรับส่งพนักงาน ผู้มาติดต่อ หรือสนับสนุนการเดินทางของหลายแผนกตามตารางที่องค์กรกำหนด คนขับจึงต้องมีทั้งทักษะการขับรถอย่างปลอดภัย การใช้เส้นทาง การรับงานจากผู้ประสานงาน และการสื่อสารกับผู้ใช้งานภายในองค์กรอย่างสุภาพ

องค์กรควรกำหนดขอบเขตงานให้ชัดเจน เช่น จุดปฏิบัติงาน ประเภทรถ ช่องทางรับคำขอใช้รถ ผู้มีสิทธิจองรถ และรูปแบบบันทึกการเดินทาง เพื่อให้ SO PEOPLE จัดส่งบุคลากรและบริหารงานได้สอดคล้องกับระบบรถส่วนกลางของลูกค้า

คนขับรถผู้หญิงประจำตำแหน่งผู้บริหาร

กรณี จ้างคนขับรถ ผู้หญิงประจำตำแหน่งผู้บริหาร การคัดเลือกต้องพิจารณามากกว่าทักษะการขับรถ โดยควรครอบคลุมความตรงต่อเวลา บุคลิกภาพ มารยาทในการให้บริการ การวางแผนเส้นทาง และการรักษาความลับเกี่ยวกับตารางเดินทาง สถานที่นัดหมาย และข้อมูลของผู้บริหาร

หากตำแหน่งต้องช่วยประสานงานหรือดูแลตารางนัดหมาย SO PEOPLE สามารถนำหน้าที่ดังกล่าวมาใช้เป็นส่วนหนึ่งของเกณฑ์คัดเลือก โดยองค์กรต้องระบุช่องทางสื่อสาร ผู้มีอำนาจเปลี่ยนตาราง และขอบเขตข้อมูลที่คนขับสามารถเข้าถึงได้อย่างชัดเจน

แนวทางปรับบริการให้ตรงกับความต้องการของลูกค้า

ก่อนจัดส่งคนขับรถผู้หญิง SO PEOPLE และลูกค้าควรร่วมกันกำหนดรายละเอียดสำคัญ ได้แก่

• รูปแบบงานรถส่วนกลางหรืองานประจำตำแหน่งผู้บริหาร
• สถานที่ปฏิบัติงาน ประเภทรถ และเส้นทางหลัก
• เวลาทำงาน วันหยุด และเงื่อนไขการทำงานนอกเวลา
• คุณสมบัติด้านการขับรถ การบริการ และการประสานงาน
• ข้อกำหนดด้านการแต่งกาย มารยาท และการรักษาความลับ
• ผู้ควบคุมงานและผู้ประสานงานของแต่ละฝ่าย
• วิธีประเมินผลงาน รับข้อร้องเรียน และจัดหาคนทดแทน

Use case นี้สะท้อนว่าการจ้างคนขับรถผ่าน Outsource สามารถออกแบบให้เหมาะกับบริบทของแต่ละหน่วยงานได้ ไม่ว่าจะเป็นงานรถส่วนกลางที่ต้องรองรับผู้ใช้งานหลายฝ่าย หรืองานคนขับรถผู้บริหารที่ให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัวและมาตรฐานการบริการเฉพาะตำแหน่ง

5. คำนวณค่าใช้จ่ายในการจ้างคนขับรถทั้งหมดก่อนตัดสินใจ

ไม่ว่าจะจ้างคนขับรถเองหรือจ้างผ่าน Outsource ใบเสนอราคาหรือค่าจ้างรายเดือนที่ต่ำกว่าอาจไม่ได้หมายถึงต้นทุนรวมที่ต่ำกว่า ฝ่ายจัดซื้อต้องเปรียบเทียบทุกทางเลือกภายใต้ขอบเขตงาน ชั่วโมงทำงาน หน้าที่เพิ่มเติม และความรับผิดชอบเดียวกัน

รายการต้นทุนที่ควรรวมในงบประมาณ

ควรรวบรวมรายการต่อไปนี้ก่อนเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายในการจ้างคนขับรถ

• เงินเดือนหรือค่าจ้างประจำ
• ค่าล่วงเวลาและค่าทำงานในวันหยุด
• ค่าเดินทาง ค่าที่พัก หรือค่าเบี้ยเลี้ยง
• เครื่องแบบและอุปกรณ์
• สวัสดิการและเงินสมทบที่เกี่ยวข้อง
• ค่าตรวจประวัติและค่าตรวจสุขภาพ
• ค่าอบรมก่อนเริ่มงาน
• ค่าบริหารจัดการของผู้ให้บริการ
• ค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนหรือจัดหาคนใหม่
• ค่าใช้จ่ายสำหรับงานประสานงานนอกเหนือจากการขับรถ
• เวลาของทีม HR และผู้จัดการที่ใช้ดูแลพนักงาน

หากเป็นการจ้างตรง องค์กรควรรวมภาระด้านการขึ้นทะเบียนและจัดการข้อมูลลูกจ้างด้วย โดยสำนักงานประกันสังคมมีระบบสำหรับนายจ้างและการขึ้นทะเบียนลูกจ้างผ่าน บริการ e-Self Service

คำถามที่ต้องถามเมื่อได้รับใบเสนอราคา

ควรถามว่าราคารวมชั่วโมงทำงานกี่ชั่วโมง คิดค่าล่วงเวลาอย่างไร วันหยุดใครเป็นผู้รับผิดชอบ และหน้าที่ประสานงานรวมอยู่ในราคาหรือไม่ นอกจากนี้ต้องตรวจว่าค่าตรวจประวัติ อบรม เครื่องแบบ การบริหารพนักงาน และการหาคนทดแทนรวมอยู่แล้วหรือคิดเพิ่ม

เมื่อนำข้อเสนอของบริษัท Outsource มาเปรียบเทียบกับการจ้างคนขับรถเอง ควรแยกต้นทุนที่จ่ายเป็นเงินออกจากภาระงานภายใน เพื่อให้เห็นว่ารูปแบบใดเหมาะกับทรัพยากรและความเสี่ยงขององค์กรมากกว่า

การเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายในการจ้างคนขับรถควรใช้ต้นทุนรวมภายใต้ขอบเขตงานเดียวกัน ไม่ควรตัดสินจากเงินเดือนหรือค่าบริการรายเดือนเพียงรายการเดียว

6. ตรวจสัญญา การจ้างงาน และความรับผิดชอบให้ครบ

สัญญาต้องระบุว่าใครเป็นนายจ้าง ใครควบคุมงานประจำวัน และใครรับผิดชอบเมื่อเกิดความเสียหาย โดยฝ่ายกฎหมายควรตรวจเงื่อนไขตามรูปแบบการจ้างและข้อเท็จจริงขององค์กร

ขอบเขตหน้าที่ของผู้ให้บริการและองค์กร

ควรกำหนดให้ชัดว่าใครเป็นผู้จ่ายค่าจ้าง จัดสวัสดิการ อนุมัติวันลา ประเมินผล และดำเนินการทางวินัย รวมถึงระบุว่าผู้ใช้งานสามารถสั่งงานคนขับได้ในขอบเขตใด

สำหรับงานดูแลตารางนัดหมาย ควรกำหนดช่องทางรับคำสั่ง ผู้มีสิทธิเปลี่ยนตาราง วิธีบันทึกงาน และขั้นตอนแจ้งเตือนเมื่อเวลาเดินทางอาจกระทบนัดหมายอื่น

ประกันภัย ความเสียหาย และข้อมูลส่วนบุคคล

สัญญาควรระบุเรื่องประกันภัยรถยนต์ ประกันอุบัติเหตุ ความเสียหายต่อรถ ทรัพย์สิน และบุคคลภายนอก รวมถึงขั้นตอนรายงานเหตุ การเก็บหลักฐาน และการประสานบริษัทประกัน

หากคนขับเข้าถึงตารางผู้บริหาร เบอร์โทรศัพท์ ที่อยู่ หรือข้อมูลการเดินทาง ควรมีเงื่อนไขรักษาความลับและข้อกำหนดด้านข้อมูลส่วนบุคคลอย่างเหมาะสม อย่าใช้เพียงข้อความกว้าง ๆ ว่า “ผู้ให้บริการรับผิดชอบทั้งหมด” โดยไม่มีวิธีดำเนินการและขอบเขตความรับผิดที่ชัดเจน

7. กำหนด SLA และแผนหาคนทดแทนเมื่อเกิดปัญหา

SLA ควรเป็นตัวชี้วัดที่ตรวจสอบได้ ไม่ใช่คำกว้าง ๆ เช่น “ให้บริการอย่างมีคุณภาพ” เพราะฝ่ายจัดซื้อจะติดตามผลงานหรือใช้ประกอบการต่อสัญญาได้ยาก

ตัวชี้วัดคุณภาพที่ควรใช้

ตัวอย่างหัวข้อที่นำไปกำหนดเกณฑ์ร่วมกันได้ ได้แก่

• การมาปฏิบัติงานตรงเวลา
• จำนวนวันขาดงานและการแจ้งลาล่วงหน้า
• ความถูกต้องของตารางเดินทาง
• จำนวนข้อร้องเรียน
• เหตุฝ่าฝืนกฎความปลอดภัย
• อุบัติเหตุหรือความเสียหาย
• ความสะอาดและความพร้อมของรถ
• เวลาตอบกลับของผู้ประสานงาน
• ความครบถ้วนของรายงานประจำวันหรือประจำเดือน

ไม่ควรนำตัวเลขตัวอย่างไปใช้ทันทีทุกองค์กร แต่ควรตกลงเป้าหมายจากรูปแบบงานจริงและข้อมูลที่สามารถจัดเก็บได้

ระยะเวลาจัดหาคนทดแทนและการรับมือเหตุฉุกเฉิน

สัญญาควรกำหนดขั้นตอนเมื่อคนขับลาป่วย ลาออก ไม่ผ่านเกณฑ์ หรือเกิดอุบัติเหตุ เช่น ใครต้องได้รับแจ้ง ช่องทางใด ผู้ให้บริการต้องเสนอแผนแก้ไขเมื่อใด และคนทดแทนต้องผ่านการตรวจสอบระดับใดก่อนเริ่มงาน

หากเป็นตำแหน่งที่ดูแลตารางผู้บริหาร คนทดแทนต้องได้รับการส่งต่องานอย่างปลอดภัย โดยไม่เปิดเผยข้อมูลเกินความจำเป็น

แผนคนทดแทนที่มีประสิทธิภาพต้องกำหนดทั้งกรอบเวลา คุณสมบัติผู้ทดแทน และกระบวนการส่งมอบข้อมูล ไม่ใช่ระบุเพียงว่าจะหาคนใหม่ให้

8. เลือกบริษัทสำหรับจ้างคนขับรถจากหลักฐาน ไม่ใช่ราคาอย่างเดียว

การเลือกผู้ให้บริการควรดูความสามารถตั้งแต่การรับความต้องการ คัดกรอง ทดสอบ ไปจนถึงการบริหารหลังเริ่มงาน เพราะราคาที่ต่ำแต่ไม่มีระบบดูแลอาจเพิ่มภาระให้ฝ่ายจัดซื้อและ HR ในระยะยาว

เช็กลิสต์ประเมินผู้ให้บริการ

ควรขอข้อมูลหรือหลักฐานในหัวข้อต่อไปนี้

1. ขั้นตอนรับความต้องการและจัดทำ Job Description
2. วิธีตรวจสอบตัวตน ใบขับขี่ และประวัติการทำงาน
3. รูปแบบการทดสอบขับรถและทักษะบริการ
4. วิธีประเมินทักษะประสานงานและจัดตาราง
5. ผู้รับผิดชอบหลังพนักงานเริ่มงาน
6. วิธีรับเรื่องร้องเรียนและรายงานผล
7. เงื่อนไขเปลี่ยนพนักงาน
8. กระบวนการจัดหาคนทดแทน
9. วิธีคุ้มครองข้อมูลผู้สมัครและข้อมูลขององค์กร
10. ประสบการณ์กับงานที่มีลักษณะใกล้เคียงกัน

SO PEOPLE ให้บริการจัดหาพนักงาน Outsource พร้อมบริการจัดการบุคลากรสำหรับองค์กร ดังนั้นฝ่ายจัดซื้อสามารถส่งรายละเอียดตำแหน่งเพื่อประเมินความเป็นไปได้ในการจ้างคนขับรถผู้หญิงที่มีทักษะประสานงานได้ ทั้งนี้ ระยะเวลาสรรหาและความพร้อมของผู้สมัครต้องพิจารณาตามขอบเขตงานและตลาดแรงงานในช่วงนั้น

ข้อมูลที่ควรใส่ใน TOR หรือใบขอราคา

TOR ควรมีชื่อตำแหน่ง จำนวนคน สถานที่ทำงาน ประเภทรถ เวลาทำงาน วันหยุด เส้นทางหลัก คุณสมบัติที่จำเป็น หน้าที่ประสานงาน ข้อมูลที่เข้าถึงได้ รูปแบบรายงาน SLA และเงื่อนไขคนทดแทน

ควรแยกหัวข้อ “คุณสมบัติจำเป็น” ออกจาก “คุณสมบัติที่พิจารณาเป็นพิเศษ” เพื่อไม่จำกัดผู้สมัครเกินความจำเป็น และควรเปิดโอกาสให้ผู้ให้บริการเสนอรูปแบบที่เหมาะสม เช่น จ้างประจำ จ้างตามสัญญา หรือจัดหาและบริหารแบบ Outsource

FAQ คำถามที่พบบ่อย