ลดภาระงาน HR ด้วย Outsource งานซ้ำซ้อนที่องค์กรควรรู้

เมื่อองค์กรหรือธุรกิจของคุณเริ่มขยายตัว งานของฝ่าย HR มักเพิ่มขึ้นทั้งการประกาศรับสมัคร คัดกรองผู้สมัคร เตรียมเอกสาร และประสานงานพนักงานรายวัน หากกระบวนการเหล่านี้ไม่มีผู้รับผิดชอบและข้อมูลกลางที่ชัดเจน ทีม HR อาจหมดเวลาไปกับการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าแทนการพัฒนาบุคลากร

การใช้บริการ Outsource จึงไม่ใช่เพียงการส่งคนเข้าทำงาน แต่เป็นการมอบหมายกระบวนการที่กำหนดขอบเขตได้ให้ผู้เชี่ยวชาญภายนอกดูแล เพื่อให้องค์กรบริหารกำลังคนได้คล่องตัวขึ้น

• • Outsource ช่วยลดงานสรรหา เอกสาร และการประสานงานที่เกิดซ้ำ
  • HR ภายในมีเวลาสำหรับวางแผนกำลังคน พัฒนาคน และดูแลวัฒนธรรมองค์กร
  • ผู้ให้บริการที่ดีต้องดูแลต่อหลังส่งพนักงาน ไม่ใช่จบที่การจัดหาคน
  • ควรกำหนดขอบเขตงาน KPI ผู้ประสานงาน และเงื่อนไขทดแทนพนักงานให้ชัดเจน
  • เริ่มจากตำแหน่งหรือโครงการที่วัดผลได้ก่อนขยายบริการ

ลดภาระงาน HR ด้วยบริการ Outsource ครบวงจรได้อย่างไร

องค์กรสามารถลดภาระงาน HR ได้ด้วยการส่งต่องานปฏิบัติการที่ทำซ้ำและกำหนดขั้นตอนได้ให้ผู้ให้บริการ Outsource ตั้งแต่การจัดหาบุคลากร คัดเลือก เตรียมความพร้อม ไปจนถึงการประสานงานหลังเริ่มงาน

เปลี่ยนงานประจำให้ผู้เชี่ยวชาญภายนอกดูแล

งานอย่างการประกาศรับสมัคร คัดกรองผู้สมัคร นัดหมายสัมภาษณ์ ตรวจสอบเอกสาร และติดตามการเริ่มงาน ต้องใช้เวลาและเกิดขึ้นซ้ำทุกครั้งที่มีตำแหน่งว่าง การใช้ บริการจัดหาพนักงาน Outsource ช่วยให้องค์กรลดจำนวนขั้นตอนที่ HR ต้องดำเนินการเอง

กำหนดขอบเขตงานและผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน

ก่อนเริ่มบริการ ควรกำหนดว่าใครรับผิดชอบการสรรหา การอนุมัติผู้สมัคร การดูแลเอกสาร การรับแจ้งปัญหา และการหาพนักงานทดแทน เพื่อป้องกันไม่ให้งานย้อนกลับมาที่ HR ภายในทั้งหมด

ติดตามผลผ่านข้อมูลและรายงานที่ตรวจสอบได้

รายงานควรสะท้อนข้อมูลที่นำไปตัดสินใจได้ เช่น จำนวนผู้สมัคร ระยะเวลาจัดหาคน การมาทำงาน การลา การเปลี่ยนพนักงาน และปัญหาที่ต้องแก้ไข

Outsource จะลดภาระ HR ได้จริง เมื่อองค์กรส่งต่อทั้งงานและความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้อง ไม่ใช่เพียงเปลี่ยนผู้ดำเนินงานบางขั้นตอน

งาน HR แบบใดกำลังสร้างภาระซ้ำซ้อนให้องค์กร

งานที่มีขั้นตอนเดิม ปริมาณเพิ่มตามจำนวนพนักงาน และต้องประสานงานหลายฝ่าย คือกลุ่มงานที่ควรประเมินก่อนว่าสามารถส่งต่อให้ Outsource ได้หรือไม่

งานสรรหาและคัดกรองผู้สมัคร

การเขียนประกาศงาน ค้นหาผู้สมัคร คัดกรอง นัดสัมภาษณ์ และติดตามผล อาจกินเวลามากเมื่อองค์กรต้องการบุคลากรหลายตำแหน่งพร้อมกัน โดยเฉพาะช่วงเปิดสาขาหรือเริ่มโครงการใหม่

งานเอกสารและการดูแลพนักงานประจำวัน

การจัดเตรียมข้อมูลพนักงาน บันทึกเวลา ติดตามการลา และดูแลเอกสารที่เกี่ยวข้องต้องมีความถูกต้อง นอกจากนี้ นายจ้างยังมีหน้าที่ด้านค่าจ้าง สวัสดิการ ความปลอดภัย และการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน จึงควรตรวจสอบข้อมูลจาก กระทรวงแรงงาน และกำหนดหน้าที่ของแต่ละฝ่ายไว้ในสัญญาอย่างชัดเจน

งานประสานงานที่เพิ่มตามจำนวนบุคลากร

เมื่อพนักงานกระจายอยู่หลายพื้นที่ หลายกะ หรือหลายหน่วยงาน จำนวนคำถามและเหตุการณ์รายวันจะเพิ่มขึ้น หากไม่มีผู้ประสานงานหลัก HR อาจต้องแก้ปัญหาเดิมซ้ำหลายครั้ง

บริการ HR Outsource เหมาะกับองค์กรแบบไหน

HR Outsource เหมาะกับทั้งองค์กรขนาดใหญ่และธุรกิจที่มีทีม HR ขนาดเล็ก โดยเฉพาะองค์กรที่ต้องปรับกำลังคนตามปริมาณงานหรือมีภารกิจบริหารพนักงานหลายพื้นที่

ธุรกิจที่ต้องเพิ่มหรือลดกำลังคนอย่างรวดเร็ว

ตัวอย่างเช่น การเปิดสาขา รองรับฤดูกาลขาย เริ่มโครงการระยะสั้น หรือเพิ่มทีมบริการลูกค้า การ Outsource ช่วยให้องค์กรไม่ต้องสร้างกระบวนการสรรหาใหม่ทั้งหมดทุกครั้ง

องค์กรที่มีพนักงานหลายพื้นที่หรือหลายกะ

ธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ ศูนย์การค้า อาคารสำนักงาน โรงงาน และธุรกิจบริการ มักต้องดูแลพนักงานหลายจุด การมีผู้ให้บริการช่วยประสานงานจึงลดภาระของ HR ส่วนกลางได้

ทีม HR ขนาดเล็กที่รับผิดชอบงานหลายด้าน

หากทีมเดียวต้องดูแลทั้งการสรรหา การพัฒนาคน สวัสดิการ และงานประจำวัน การส่งต่องานบางส่วนจะช่วยให้ HR กลับไปโฟกัสงานที่สร้างผลกระทบระยะยาวต่อองค์กร อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ HR Outsource และความยืดหยุ่นในการบริหารคน

องค์กรได้ประโยชน์อะไรนอกจากลดงานของฝ่าย HR

Outsource ที่มีระบบบริหารจัดการช่วยเพิ่มความยืดหยุ่น ความเร็ว และความต่อเนื่องในการดำเนินงาน ไม่ใช่เพียงลดจำนวนงานบนโต๊ะของฝ่าย HR

ควบคุมต้นทุนและวางแผนกำลังคนได้ง่ายขึ้น

องค์กรสามารถกำหนดจำนวนคน ระยะเวลาจ้าง และขอบเขตบริการให้สอดคล้องกับปริมาณงาน ทำให้เปรียบเทียบต้นทุนและวางแผนกำลังคนในแต่ละช่วงได้ชัดเจนขึ้น

เพิ่มความเร็วในการจัดหาบุคลากร

ผู้ให้บริการที่เข้าใจลักษณะงานและมีขั้นตอนคัดเลือกเป็นระบบ สามารถช่วยลดเวลาที่ HR ต้องใช้ค้นหาและคัดกรองผู้สมัครตั้งแต่ต้น

ลดความเสี่ยงจากขั้นตอนบริหารคนที่ไม่เป็นระบบ

การกำหนดแบบฟอร์ม ผู้รับผิดชอบ และรอบรายงานช่วยลดความผิดพลาดจากการส่งข้อมูลหลายช่องทาง สำหรับข้อมูลพนักงาน องค์กรยังควรกำหนดสิทธิ์เข้าถึงและบันทึกกิจกรรมการประมวลผลข้อมูลให้เหมาะสมตามหลัก PDPA โดยศึกษาข้อมูลจาก สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

คุณค่าของ Outsource ไม่ได้อยู่ที่จำนวนพนักงานที่ส่งมอบ แต่อยู่ที่ความสามารถในการทำให้งานดำเนินต่อได้โดยลดภาระการบริหารขององค์กร

ก่อนเลือกบริษัท Outsource ต้องตรวจสอบอะไรบ้าง

องค์กรควรตรวจสอบทั้งความสามารถในการหาคนและระบบดูแลหลังเริ่มงาน เพราะหากผู้ให้บริการรับผิดชอบเพียงการส่งคน HR อาจยังต้องจัดการปัญหาทั้งหมดด้วยตนเอง

ความสามารถในการหาคนให้ตรงกับลักษณะงาน

ตรวจสอบว่าบริษัทเข้าใจทักษะ ตารางงาน สถานที่ทำงาน และเงื่อนไขเฉพาะของตำแหน่งหรือไม่ รวมถึงมีกระบวนการคัดกรองและสัมภาษณ์อย่างไร

ขอบเขตการดูแลหลังส่งพนักงานเข้าทำงาน

ควรถามว่าใครเป็นผู้ประสานงานเมื่อเกิดการขาดงาน การลาออก ปัญหาด้านพฤติกรรม หรือข้อร้องเรียนจากหน่วยงานผู้ใช้บริการ

มาตรฐานเอกสาร แรงงาน และความปลอดภัย

องค์กรควรตรวจสอบสัญญา เอกสารพนักงาน การจัดการข้อมูลส่วนบุคคล และความรับผิดชอบตามกฎหมาย โดยใช้ข้อมูลจาก กฎหมายแรงงานของกระทรวงแรงงาน เป็นแหล่งอ้างอิงประกอบการพิจารณา

เงื่อนไขการทดแทนพนักงานและ SLA

ระบุเวลาตอบรับปัญหา ขั้นตอนการทดแทนพนักงาน ผู้มีอำนาจอนุมัติ และรายงานที่ต้องได้รับ โดยตัวเลข SLA ควรเกิดจากการตกลงตามความเป็นจริงของแต่ละตำแหน่ง ไม่ควรใช้มาตรฐานเดียวกับทุกงาน

เริ่มใช้ Outsource อย่างไรให้ลดภาระได้จริง

การเริ่มต้นที่ดีคือเลือกปัญหาที่ชัดเจน วัดผลได้ และมีขอบเขตเหมาะสม ก่อนขยายการใช้ Outsource ไปยังตำแหน่งหรือหน่วยงานอื่น

สำรวจงานซ้ำซ้อนและต้นทุนปัจจุบัน

รวบรวมเวลาที่ HR ใช้ จำนวนตำแหน่งว่าง ปัญหาการขาดงาน และจำนวนครั้งที่ต้องหาคนใหม่ เพื่อกำหนดเป้าหมายว่าต้องการลดปัญหาใด

เริ่มจากตำแหน่งหรือโครงการที่วัดผลได้

เลือกตำแหน่งที่มีลักษณะงานชัด เช่น พนักงานธุรการ พนักงานบริการลูกค้า พนักงานขับรถ ช่างอาคาร หรือทีมโครงการ แล้วทดลองใช้ในพื้นที่หรือระยะเวลาที่กำหนด

กำหนด KPI และรอบประเมินร่วมกับผู้ให้บริการ

KPI อาจครอบคลุมระยะเวลาจัดหาคน อัตราเริ่มงาน การมาทำงาน ความครบถ้วนของเอกสาร และระยะเวลาปิดปัญหา องค์กรสามารถศึกษาเพิ่มเติมว่า ควรจ้างพนักงาน Outsource อย่างไรให้ได้มากกว่าคนมาทำงาน

SO PEOPLE บริการจัดหาพนักงาน Outsource

SO PEOPLE ให้บริการจัดหาพนักงาน Outsource พร้อมการบริหารจัดการสำหรับองค์กรที่ต้องการบุคลากรตามลักษณะงาน โดยไม่ต้องรับภาระทุกขั้นตอนด้วยทีม HR ภายใน

จุดสำคัญคือการมองบริการมากกว่าการส่งรายชื่อผู้สมัคร แต่เชื่อมโยงตั้งแต่ความต้องการขององค์กร การคัดเลือกบุคลากร ไปจนถึงการประสานงานและดูแลหลังเริ่มงานตามขอบเขตที่ตกลงกัน เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการเพิ่มความยืดหยุ่น ลดผู้ประสานงานหลายฝ่าย และสร้างความต่อเนื่องในการดำเนินงาน

ติดต่อบริการ

FAQ