ต้องการหาคนขับ รถรับส่งพนักงาน เลือกอย่างไรให้ปลอดภัยและคุ้มค่าสำหรับองค์กร

การจัดบริการ รถรับส่งพนักงาน ไม่ได้จบแค่การหาราคารถหรือหาคนขับให้ครบตามจำนวน แต่ต้องออกแบบทั้งเส้นทาง ตารางเดินรถ ความจุ มาตรฐานความปลอดภัย และผู้รับผิดชอบเมื่อเกิดเหตุขัดข้อง โดยเฉพาะโรงงาน สำนักงาน และอาคาร Mixed-use ที่มีผู้โดยสารหลายกลุ่มและหลายช่วงเวลา

ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายอาคาร และฝ่ายทรัพยากรบุคคลจึงควรเปรียบเทียบข้อเสนอจากขอบเขตงานเดียวกัน พร้อมตรวจสอบหลักฐานเกี่ยวกับรถและคนขับก่อนเริ่มบริการ ไม่ควรพิจารณาจากค่าบริการรายเดือนเพียงอย่างเดียว

ทำไมรถรับส่งพนักงานในอาคาร Mixed-use จึงต้องให้ความสำคัญกับความปลอดภัย

อาคาร Mixed-use มีทั้งพนักงาน ผู้เช่า ลูกค้า ผู้มาติดต่อ และผู้ใช้บริการที่เข้าออกต่างช่วงเวลา ความเสี่ยงจึงไม่ได้อยู่เฉพาะระหว่างขับรถ แต่รวมถึงการจอดรับส่ง การใช้พื้นที่ร่วมกัน ความหนาแน่นของผู้โดยสาร และการจัดคนขับให้พร้อมตามตารางงาน

ก่อนเลือกผู้ให้บริการ ควรแยกรูปแบบความต้องการออกเป็น 3 กรณี ดังนี้

รูปแบบบริการ	เหมาะกับใคร	ผู้ให้บริการดูแลอะไร	องค์กรยังต้องดูแลอะไร
จ้างเฉพาะคนขับ Outsource	องค์กรมีรถพร้อมใช้งาน	สรรหา คัดกรอง บริหารเวลา และดูแลบุคลากรตามสัญญา	รถ ประกันภัย ภาษี การบำรุงรักษา และค่าใช้รถ
เช่าเฉพาะรถ	องค์กรมีทีมคนขับที่มีใบอนุญาตถูกต้อง	จัดหารถและดูแลรถตามเงื่อนไขการเช่า	คนขับ ตารางงาน การควบคุมการปฏิบัติงาน
รถพร้อมคนขับ	องค์กรต้องการรวมการประสานงาน	จัดรถ คนขับ และงานที่รวมในข้อเสนอ	กำหนดเส้นทาง ตรวจรับบริการ และอนุมัติค่าใช้จ่ายส่วนเพิ่ม

มีรถขององค์กรอยู่แล้ว เลือกจ้างคนขับ Outsource พร้อมบริการดูแลบุคลากร

รูปแบบนี้เหมาะกับองค์กรที่ลงทุนซื้อหรือเช่ารถระยะยาวไว้แล้ว แต่ไม่ต้องการรับภาระสรรหา จัดตาราง ลงเวลา และหาคนทดแทนเอง ผู้ซื้อควรตรวจสอบว่าบริการครอบคลุมเพียงการส่งคน หรือรวมการดูแลพนักงานตลอดสัญญาด้วย

องค์กรสามารถพิจารณา บริการจัดหาพนักงานขับรถสำหรับองค์กร โดยต้องระบุประเภทรถ เส้นทาง กะทำงาน และลักษณะผู้โดยสาร เพื่อใช้คัดเลือกผู้สมัครให้เหมาะกับงานจริง

มีทีมคนขับอยู่แล้ว เลือกเช่ารถให้เหมาะกับจำนวนผู้โดยสารและเส้นทาง

อย่าเลือกรถจากจำนวนผู้ใช้บริการเฉลี่ยเพียงอย่างเดียว ควรใช้จำนวนผู้โดยสารสูงสุดต่อเที่ยวเป็นฐาน และเผื่อความเปลี่ยนแปลงในช่วงเปลี่ยนกะ งานกิจกรรม หรือวันที่ระบบขนส่งสาธารณะมีปัญหา

รถต้องเหมาะกับข้อจำกัดของอาคาร เช่น ความสูงทางเข้า รัศมีวงเลี้ยว จุดกลับรถ และเวลาที่อนุญาตให้จอดรอ พร้อมตรวจสอบว่าใครรับผิดชอบการบำรุงรักษา ภาษี ประกันภัย และรถทดแทน

ต้องการทั้งรถและคนขับ เลือกตามขอบเขตงานขององค์กร

ใบเสนอราคาควรแยกให้เห็นว่ารวมรถ คนขับ น้ำมัน ทางด่วน การบำรุงรักษา และการประสานงานกรณีฉุกเฉินหรือไม่ หากมีผู้ให้บริการหลายฝ่าย ต้องกำหนดผู้ประสานงานหลักเพียงรายเดียว เพื่อลดปัญหาโยนความรับผิดชอบเมื่อรถเสียหรือคนขับขาดงาน

ก่อนขอใบเสนอราคารถรับส่งพนักงาน ฝ่ายจัดซื้อต้องเตรียมข้อมูลอะไร

ฝ่ายจัดซื้อควรส่งข้อมูลการใช้งานชุดเดียวกันให้ผู้เสนอราคาทุกราย เพราะหากจำนวนเที่ยว ชั่วโมงบริการ หรือรายการที่รวมในราคาไม่เท่ากัน ยอดรวมที่เห็นจะไม่สามารถเปรียบเทียบกันได้อย่างเป็นธรรม

จำนวนผู้โดยสารต่อเที่ยว จุดรับส่ง และเวลาที่ต้องถึงปลายทาง

ข้อมูลสำคัญประกอบด้วยจำนวนผู้โดยสารสูงสุดต่อเที่ยว จุดเริ่มต้น จุดแวะรับส่ง จำนวนเที่ยวต่อวัน เวลาออก และเวลาที่ต้องถึงปลายทาง ควรระบุช่วงเวลาเร่งด่วนแยกจากช่วงปกติด้วย

ในด้านความปลอดภัย รถที่ใช้ในการขนส่งต้องไม่รับผู้โดยสารเกินจำนวนที่นั่งซึ่งกำหนดไว้ในใบอนุญาต การเลือกรถจึงต้องอ้างอิงเอกสารรถ ไม่ใช่ประเมินจากพื้นที่ว่างภายในรถ

ข้อจำกัดของอาคาร Mixed-use และพื้นที่รับส่งผู้โดยสาร

ควรสำรวจจุดจอดรอ ความสูงทางเข้า น้ำหนักรถที่พื้นที่รองรับได้ พื้นที่กลับรถ และการใช้ช่องรับส่งร่วมกับรถประเภทอื่น หากผู้เช่าหลายรายใช้บริการร่วมกัน ต้องกำหนดสิทธิการใช้รถในช่วงเวลาเร่งด่วนและผู้มีอำนาจอนุมัติเที่ยวพิเศษ

พื้นที่รับส่งควรมีแสงสว่าง ป้ายจุดขึ้นรถ และทางเดินที่ไม่ตัดกับแนวรถถอย หากหลีกเลี่ยงการถอยรถไม่ได้ ควรกำหนดผู้ให้สัญญาณหรือมาตรการควบคุมพื้นที่เพิ่มเติม

วันเริ่มบริการ ระยะสัญญา และรายการที่ต้องการให้รวมในราคา

ข้อมูลที่ควรระบุ ได้แก่

• วันเริ่มบริการและระยะเวลาสัญญา
• วันทำงานต่อสัปดาห์และวันหยุด
• ชั่วโมงบริการปกติและช่วง OT
• จำนวนรถและจำนวนคนขับ
• ค่าน้ำมัน ทางด่วน ที่จอดรถ และเที่ยวเปล่า
• เงื่อนไขเปลี่ยนเส้นทางหรือเพิ่มจุดรับส่ง
• ความต้องการคนขับหรือรถทดแทน
• รูปแบบรายงานและเอกสารตรวจรับงาน

เมื่อกำหนดข้อมูลเหล่านี้ชัดเจน ผู้เสนอราคาจะตีความขอบเขตงานใกล้เคียงกัน และฝ่ายจัดซื้อจะมองเห็นต้นทุนจริงได้ง่ายขึ้น

เลือกคนขับและรถอย่างไรให้เหมาะกับงานรับส่งพนักงาน

การตรวจสอบต้องครอบคลุมทั้ง “คน รถ และระบบควบคุม” เพราะคนขับที่มีประสบการณ์ไม่สามารถทดแทนรถที่ไม่พร้อมใช้งานได้ ขณะเดียวกันรถใหม่ก็ไม่สามารถลดความเสี่ยงจากความเหนื่อยล้าหรือพฤติกรรมขับขี่ที่ไม่เหมาะสมได้ทั้งหมด

ตรวจสอบประวัติ ใบอนุญาต และผลทดสอบขับขี่ให้ตรงกับงาน

ควรขอดูหลักฐานใบอนุญาตขับรถที่ตรงกับประเภทรถ ประสบการณ์ขับรถโดยสาร ผลการตรวจประวัติ และผลทดสอบขับขี่จริง การทดสอบควรใกล้เคียงกับสภาพงาน เช่น การเข้าจุดรับส่งแคบ การควบคุมรถในพื้นที่คนหนาแน่น และการจอดให้ผู้โดยสารขึ้นลงอย่างปลอดภัย

ผู้ซื้อสามารถใช้ 9 ขั้นตอนคัดสรรพนักงานขับรถ เป็นตัวอย่างรายการหลักฐานที่ควรขอตรวจสอบก่อนอนุมัติคนขับ

ประเมินทักษะขับขี่เชิงป้องกัน การบริการ และความพร้อมตามตารางงาน

คนขับรถรับส่งพนักงานต้องสังเกตความเสี่ยงล่วงหน้า รักษาระยะห่าง ควบคุมความเร็ว และหลีกเลี่ยงการเบรกหรือเปลี่ยนทิศทางกะทันหัน นอกจากนี้ยังต้องสื่อสารเวลาออกเดินทาง จุดจอด และเหตุล่าช้าได้อย่างเหมาะสม

สำหรับเวลาขับรถ พระราชบัญญัติการขนส่งทางบกกำหนดว่า ในรอบ 24 ชั่วโมง ผู้ได้รับใบอนุญาตเป็นผู้ขับรถต้องไม่ขับติดต่อกันเกิน 4 ชั่วโมง หากพักติดต่อกันไม่น้อยกว่า 30 นาที จึงขับต่อได้อีกไม่เกิน 4 ชั่วโมง

เวลาจอดรับพนักงานสั้น ๆ ไม่ควรถูกนับเป็นเวลาพักโดยอัตโนมัติ หากคนขับยังต้องควบคุมรถ ดูแลผู้โดยสาร หรือเตรียมออกเดินทาง องค์กรจึงควรจัดตารางให้มีเวลาพักจริง พร้อมพิจารณากฎหมายแรงงานและเงื่อนไขการจ้างที่ใช้กับงานขนส่งควบคู่กัน

ตรวจสอบสภาพรถ ความจุ ประกันภัย และแผนบำรุงรักษา

ก่อนเริ่มงานควรตรวจทะเบียนรถ ภาษี หลักฐานตรวจสภาพ ประกันภัย ความจุ และแผนบำรุงรักษา รถต้องไม่มีการดัดแปลงจำนวนที่นั่งจนต่างจากเอกสาร และอุปกรณ์ต่อไปนี้ต้องพร้อมใช้งาน

• ระบบเบรก ยาง ล้อ ไฟ และประตู
• เข็มขัดนิรภัยและจุดยึดตามข้อกำหนดของรถ
• ถังดับเพลิง ค้อนทุบกระจก และทางออกฉุกเฉิน
• GPS หรืออุปกรณ์ติดตาม หากเป็นรถที่กฎหมายกำหนด
• ป้ายและข้อมูลติดต่อเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน

กรมการขนส่งทางบกแนะนำให้รถโดยสารมีเข็มขัดนิรภัยพร้อมใช้งาน ไม่มีการดัดแปลงจำนวนที่นั่ง และไม่ติดตั้งที่นั่งกีดขวางประตูฉุกเฉิน องค์กรควรกำหนดให้ผู้โดยสารคาดเข็มขัดตลอดการเดินทาง และตรวจสภาพเข็มขัดในเช็กลิสต์ก่อนออกงาน

นอกจากการตรวจตามรอบทะเบียนหรือเงื่อนไขใบอนุญาตแล้ว ควรมีการตรวจความพร้อมประจำวัน โดยสามารถอ้างอิงแนวคิดจากระบบ เช็กชัวร์ Ready to Go ของกรมการขนส่งทางบก

เปรียบเทียบราคาและสัญญารถรับส่งพนักงานอย่างไรให้คุมงบได้

การเปรียบเทียบราคาที่ถูกต้องต้องพิจารณาทั้งค่าบริการ ภาระงานที่องค์กรยังต้องดูแล และความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นหากบริการหยุดชะงัก ราคาต่ำกว่าอาจไม่คุ้ม หากไม่รวมการบริหารคนขับหรือการทดแทนเมื่อเกิดปัญหา

ค่าเช่ารถและค่าคนขับครอบคลุมกี่วัน กี่ชั่วโมง และกี่เที่ยว

จัดทำตารางเปรียบเทียบโดยใช้จำนวนวัน ชั่วโมง และเที่ยววิ่งเท่ากัน พร้อมระบุเวลารอก่อนเที่ยวแรกและหลังเที่ยวสุดท้าย เพราะผู้ให้บริการอาจตีความ “ชั่วโมงบริการ” ต่างกัน

ควรสอบถามด้วยว่าราคาครอบคลุมวันหยุดนักขัตฤกษ์หรือไม่ และการเพิ่มเที่ยวโดยยังอยู่ในชั่วโมงเดิมคิดค่าใช้จ่ายอย่างไร

ค่าน้ำมัน ทางด่วน OT เที่ยวเพิ่ม และการเปลี่ยนเส้นทางคิดอย่างไร

แยกค่าใช้จ่ายออกเป็น 3 กลุ่ม ได้แก่ รายการที่รวมแล้ว รายการที่คิดตามจริง และรายการที่ต้องขออนุมัติก่อน เช่น ค่าน้ำมัน ทางด่วน ที่จอดรถ OT เที่ยวเพิ่ม และการเปลี่ยนเส้นทาง

สำหรับอาคารที่หลายบริษัทใช้รถร่วมกัน ควรกำหนดผู้มีสิทธิขอเพิ่มเที่ยวและอนุมัติค่าใช้จ่าย เพื่อลดข้อโต้แย้งภายหลัง

คนขับทดแทนและรถทดแทนมีเงื่อนไขต่างกันอย่างไร

คนขับขาดงานกับรถเสียเป็นคนละเหตุการณ์ สัญญาจึงควรระบุแยกกันว่าใครรับแจ้ง ภายในเวลาใด และมีค่าใช้จ่ายเพิ่มหรือไม่

หากต้องการลดความเสี่ยงจากการขาดงาน สามารถศึกษาวิธีวางแผนจากบทความ คนขับรถขาดงานกะทันหัน บริษัท Outsource รับมืออย่างไร และนำประเด็นสำคัญไปกำหนดใน SLA ก่อนเซ็นสัญญา

SO PEOPLE ช่วยจัดบริการรถรับส่งพนักงานและลดภาระฝ่ายธุรการได้อย่างไร

SO PEOPLE สามารถสนับสนุนองค์กรในด้านการสรรหาและบริหารคนขับ พร้อมใช้ข้อมูลการทำงานช่วยให้ฝ่ายธุรการตรวจสอบบริการได้ชัดเจนขึ้น ทั้งนี้ ขอบเขตเรื่องรถ คนขับ การทดแทน และระบบที่รวมในบริการต้องระบุในใบเสนอราคาและสัญญา

คัดกรองและทดสอบคนขับ เพื่อให้ลูกค้ามีข้อมูลประเมินก่อนเริ่มงาน

SO PEOPLE ระบุกระบวนการคัดเลือกพนักงานขับรถ 9 ขั้นตอน ซึ่งรวมการตรวจสมรรถภาพ ตรวจเอกสาร สัมภาษณ์ ทดสอบขับขี่ อบรมความปลอดภัย และตรวจสอบประวัติ เพื่อช่วยให้องค์กรมีข้อมูลประกอบการอนุมัติก่อนเริ่มงาน

ประโยชน์ทางธุรกิจคือช่วยลดเวลาของ HR และฝ่ายธุรการในการค้นหาและคัดกรองผู้สมัครทีละราย พร้อมลดความเสี่ยงจากการเลือกคนขับโดยอาศัยประสบการณ์ที่ระบุในประวัติเท่านั้น

มีทีมดูแลระหว่างสัญญา ช่วยประสานงานและติดตามปัญหา

ผู้ซื้อควรกำหนดช่องทางรับแจ้ง ผู้ประสานงาน และขั้นตอนแก้ปัญหาให้ชัดเจน เช่น คนขับมาสาย ขาดงาน มีข้อร้องเรียน หรือไม่ปฏิบัติตามมาตรฐานความปลอดภัย

การมีทีมดูแลช่วยลดจำนวนเรื่องที่ฝ่ายธุรการต้องแก้เอง แต่เงื่อนไขและระยะเวลาการจัดหาคนทดแทนควรยึดตามข้อตกลงในสัญญา ไม่ควรตีความจากคำว่า “มีบริการทดแทน” เพียงอย่างเดียว

ใช้ระบบลงเวลาและข้อมูลการทำงาน ช่วยให้ตรวจรับบริการได้ชัดเจนขึ้น

ระบบลงเวลาช่วยตรวจสอบเวลาเข้าออกงาน การลา และวันหยุดของพนักงาน ส่วนระบบติดตามรถมีหน้าที่ตรวจสอบตำแหน่ง เส้นทาง หรือข้อมูลยานพาหนะ ทั้งสองระบบมีวัตถุประสงค์ต่างกัน จึงต้องระบุในข้อเสนอว่ารวมระบบใดและส่งออกรายงานอะไรได้บ้าง

SO PEOPLE ระบุการใช้ TIKTRACK สำหรับงานด้านเวลาเข้าออก การลา และวันหยุด รวมถึงระบบที่เกี่ยวข้องกับการบริหารยานพาหนะและการติดตามการปฏิบัติงาน

เลือกได้ทั้งบริการคนขับและรถพร้อมคนขับ ตามความพร้อมขององค์กร

องค์กรที่มีรถอยู่แล้วสามารถเลือกบริการเฉพาะคนขับและการบริหารบุคลากร ส่วนองค์กรที่ต้องการทั้งรถและคนขับควรขอข้อเสนอที่แจกแจงผู้รับผิดชอบด้านรถ การบำรุงรักษา ประกันภัย และบุคลากรอย่างชัดเจน

ขอบเขตบริการอาจแตกต่างตามจำนวนคน พื้นที่ ระยะสัญญา และลักษณะเส้นทาง จึงควรส่งข้อมูลหน้างานให้ครบก่อนขอราคา

รองรับงานขับรถหลายส่วนของอาคาร ภายใต้ข้อกำหนดของแต่ละตำแหน่ง

อาคารหนึ่งแห่งอาจต้องใช้ทั้งรถรับส่ง รถส่วนกลาง รถผู้บริหาร รถกอล์ฟ หรือบริการ Valet Parking แต่ไม่ควรรวมหน้าที่ทั้งหมดไว้ในตำแหน่งเดียวโดยไม่กำหนดคุณสมบัติ

งานแต่ละประเภทควรมีรายละเอียดหน้าที่ ใบอนุญาต ทักษะ และมาตรฐานบริการแยกกัน เพื่อให้การคัดเลือกและประเมินผลตรงกับความเสี่ยงจริงของแต่ละงาน

องค์กรควรบริหารรถรับส่งพนักงานอย่างไรเพื่อลดอุบัติเหตุ

องค์กรควรเปลี่ยนจากการตรวจรถและคนขับเฉพาะวันเริ่มสัญญา ไปสู่การติดตามอย่างต่อเนื่องผ่าน SLA, KPI, เช็กลิสต์ และข้อมูลการเดินรถ เพราะความเสี่ยงสามารถเปลี่ยนแปลงได้จากตารางงาน สภาพรถ และความเหนื่อยล้าสะสม

กำหนด SLA และ KPI ด้านความปลอดภัย

ตัวชี้วัดอาจครอบคลุมความตรงต่อเวลา การปฏิบัติตามเส้นทาง จำนวนข้อร้องเรียน เหตุขับรถเร็ว การตรวจรถก่อนออกงาน และระยะเวลาตอบรับเมื่อเกิดปัญหา ควรแยกเหตุด้านบริการออกจากเหตุด้านความปลอดภัย เพื่อกำหนดระดับความเร่งด่วนได้ถูกต้อง

ติดตามความเร็ว เส้นทาง และชั่วโมงขับ

รายงาน GPS มีประโยชน์เมื่อถูกนำมาใช้วิเคราะห์พฤติกรรม ไม่ใช่เก็บไว้ตรวจย้อนหลังหลังเกิดอุบัติเหตุเท่านั้น ควรตั้งเกณฑ์แจ้งเตือนความเร็ว การออกนอกเส้นทาง การจอดผิดจุด และชั่วโมงขับที่ใกล้ถึงขีดจำกัด

มีแผนฉุกเฉินและช่องทางรับแจ้งปัญหา

แผนควรระบุขั้นตอนเมื่อรถเสีย คนขับไม่พร้อม เกิดอุบัติเหตุ หรือมีผู้โดยสารเจ็บป่วย พร้อมรายชื่อผู้ติดต่อ การจัดรถหรือคนทดแทน การเก็บหลักฐาน และการสอบสวนเหตุการณ์

หลังเกิดเหตุควรหาสาเหตุเชิงระบบ เช่น ตารางงานแน่นเกินไป รถไม่ได้รับการบำรุงรักษา หรือจุดรับส่งไม่ปลอดภัย แทนการสรุปว่าเป็นความผิดของคนขับเพียงอย่างเดียว

เลือกผู้ให้บริการที่ตรวจสอบคนขับและรถได้

ผู้ให้บริการที่เหมาะกับองค์กรควรแสดงหลักฐานการคัดกรอง ผลทดสอบ เอกสารรถ รายงานการทำงาน และกระบวนการแก้ไขปัญหาได้ การตรวจสอบย้อนหลังได้ช่วยลดภาระ HR และทำให้ฝ่ายจัดซื้อประเมินคุณภาพบริการจากข้อมูลแทนความรู้สึก

FAQ เกี่ยวกับรถรับส่งพนักงาน

Writer : Thanatwarit Phalinratthanadet

Digital and Marketing Communication. : SO-Siamrajathanee Plc.
Follow : Linkedin - Thanatwarit.p 

นักการตลาดดิจิทัล มีประสบการณ์การทำ Marketing Communication มากกว่า 5 ปี เชื่อว่าคอนเทนท์ที่ดีต้องมีประโยชน์ สร้างแรงบันดาลใจให้กับผู้คน จึงอยากแชร์เรื่องราวและแนวคิดที่ทำให้ “ธรรมชาติ” กลับมาเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์ธุรกิจและสร้างความสุขให้กับผู้คนอีกครั้ง